一、档案录入与转换
电子档案接收：系统能够接收来自不同来源的电子档案，如办公自动化系统、业务系统等产生的电子文件。
纸质档案数字化：通过扫描仪或数码相机等设备，将纸质档案转化为电子文档，并进行分类标注和格式化处理，以便后续管理和利用。
OCR识别：利用光学字符识别技术，将图像中的文字信息转换为可编辑的文本格式，提案信息的可检索性。
二、档案存储与管理
数字化存储：将数字化后的档案存储到系统的服务器或云存储平台中，确保数据的安全性和可靠性。
备份与恢复：系统支持对存储的档案进行备份和恢复操作，以防止数据丢失或损坏。
分类管理：根据档案类型、年度、部门等进行划分和归档，提案管理的效率。
三、档案检索与查询
多种检索方式：系统提供多种检索方式，如按档案编号、关键词、日期等进行检索，并展示检索结果。用户可以根据需要快速定位和查看档案的详细信息。
智能检索：利用自然语言处理、知识图谱等技术，实现更智能化的检索功能，如全文检索、目录检索、检索等。
四、档案利用与借阅
在线利用申请：用户可以通过系统提交电子档案或实体档案的利用申请，经过审批后，即可在线查看或借阅档案。
借阅管理：系统记录借阅信息，生成借阅凭证，并在归还时验证借阅凭证，确保档案的安全性和完整性。
统计与分析：对档案的存储和使用情况进行统计分析，生成相应的管理报表，用于评估档案管理的效果、优化管理流程以及提供决策依据。
五、权限控制与安全管理
权限设置：根据用户角色和权限设置，对系统的各个功能模块进行访问控制和数据权限管理。
数据加密：采用数字加密技术，确保电子档案在传输和存储过程中的安全性。
安全监控：集成RFID技术、红外监控等技术手段，实现对纸质档案的智能化识别、定位、跟踪和监控。
六、档案库房与环境管理
环境监控：配置温度、湿度、空气质量等传感设备，实时采集库房环境数据，并根据设定的阈值进行自动调节和控制。
智能设备联动：与智能密集架、空气净化设备、安防设备等实现联动运行，提高库房管理的智能化水平。