1．委托:
凡委托咨询或查新的单位或个人，须填写《检索课题委托单》或《科技查新合同单》。对不需提交《科技查新报告》的委托，请用种委托单。填写《科技查新合同》应注意的事项为：
（1）查新目的
可分为立项查新、成果查新等。立项查新包括申报各级、各类科技计划，科研课题开始前的资料收集等；成果查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等。
（2）查新点与查新要求
查新点是指需要查证的内容要点，是查新课题内容要点中具有新颖性的地方，和查新结论密切相关。请参照查新项目的科学技术（多主题）要点简明扼要的填写，一一列出。 
查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。一般分为以下四种情况：
（1）希望查新机构通过查新，证明在所查范围内国内外有无相同或类似研究；
（2）希望查新机构对查新项目分别或综合进行国内外对比分析；（3）希望查新机构对查新项目的新颖性作出判断；（4）查新委托人提出的其他愿望。
（3）查新项目的科学技术要点
要着重说明查新项目的主要内容，包括研究方法、科学技术特征、成果结构、工艺、配方、应用范围以及技术指标和参数或发明点；查新委托人自我判断的国内外现有水平。
（4）关键词
选择可能出现在被检中文献主题词、标题、文摘等字段中，对表征文献主题内容特别是查新点具有实质意义的词语，所选择的关键词包括同义词、缩写词、相关词、专利号、化学物质登记号、分类号等。应当从查新项目所在的文献常用词中选择。
（5）参考文献
是指查新委托人列出的与查新项目密切相关的国内外文献（应当尽可能注明文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页），这些文献仅供查新机构在处理查新事务中参考。
(6)用户提出委托时，请提供一套能详细描述本课题（发明）的技术资料，如：研究工作报告（）、技术报告、实验报告、测试报告、用户使用报告、鉴定证书等；课题主要参考文献（国内外），以及课题组成员在国内外发表过的与本课题有关的文献。
上述有关资料是检索查新和分析对比的依据，请用户务必如实提供，如因用户提供资料不实而造成查新失误，责任由用户自负，查新中心概不负责。
2．受理：
符合受理条件的委托，查新中心根据委托课题的特征和查新级别，安排相应的人员受理。受理人员必须与用户面谈，了解课题检索范围、年限，有无特殊要求等。对用户的经济支付能力应言明。
查新员接受委托，向委托人说明查新的具体规定和要求，必要时和审核员商量，和委托人签署查新合同。适当收取查新检索预付款。
3．查新检索:
(1)查新人员在委托人的密切配合下，了解查新课题的实质内容，确定检索方式、检索年限和检索策略。
(2)查新人员根据用户提供的主题词，经复核后再由双方商定。查新课题与咨询检索的检索范围，前者应宽些，以求尽量检索出相关文献，以提供对比分析。
(3)查新人员与委托人共商检索年限和地域，查新年限一般不低于10年，对课题不低于15年。
（4）根据检索结果和阅读的需要，索取文献原文。
(5)整理查新报告附件：筛选出一般相关文献的题录、文摘，密切相关文献原文的复印件做附件。
（6）必要时聘请查新咨询专家出具咨询报告书。
4．撰写查新报告：
对索取得到的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。
查新报告应如实反映检索过程和检索结果，避免使用定性词语和语气。
5．审核查新报告:
查新人员将《科技查新报告》和附件以及机检过程的打印件，一并交由审核人员审核。审核员根据查新规范、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行初步审核。审核人员应对检索词、检索工具或数据库、检索范围、检索年限等方面的确定是否恰当，以及查新报告的内容是否符合题意，能否客观反映检索结果等方面认真审查、复核。对审查不合格的查新报告，审查人员有权要求重查，并提出改进的措施。
6．出具正式查新报告:
查新员填写正式查新报告，《科技查新报告》由查新人员和审核人员共同签字，加盖“科技查新专用章”。加盖查新专用章后，该报告既成为具有法律效力的证明文件。查新报告一式三份，一份提交用户，一份由查新中心存档，一份报上级主管部门。用户如要求追加报告份数，可另行提出。