一、物品验收
1、仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：
（1）发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收；
（2）发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；
（3）对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收；
（4）对购进的物品已损坏的不验收。
2、验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。
二、入库存放
1、验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；
2、进仓的物品一律按固定的位置堆放；
3、堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上；
4、凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。
三、保管与抽查
1、对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到低限度。
2、材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、财物相符、账账相符。
四、领发物资
1、领用物品计划或报告：
（1）凡领用物品，根据规定须提前做计划，报库存部门准备；
（2）仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以使取货人领取。
2、发货与领货：
（1）各部门各单位的领货一般要求专人负责；
（2）领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单介、用途等）并签名，仓管员凭单发货；
（3）领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；
（4）发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。
3、货物计价：
（1）货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出；
（2）需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。
五、盘点
1、仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点；
2、将盘点结果列明细表报财务部审核；
3、盘点期间停止发货。
六、记账
1、设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然；
2、财簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立财户；
3、记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账；
4、审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账；
5、发出的物资用加权平均法计价，月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部门一份；
6、直拨物资的收发，同其他人库物资一样入账；
7、调出本酒店的物资所用的管理费、手续费、不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用；
8、进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价；
9、对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检设费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调暂估价，报财务部材料会计调整三级账；
10、月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；
11、与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。
七、建立档案制度
1、仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿；
2、材料会计的楼案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。
